IT-Kosten senken – 7 konkrete Ansatzpunkte

Kannst Du etwas sparen, was es eigentlich nicht gibt? Auch wenn ich immer sage, dass es keine IT-Kosten gibt, dürfen wir schauen, welche Kosten sind in unserem Verantwortungsbereich. Was können wir ganz konkret beeinflussen? Genau daran wirst Du bei genauer Betrachtung sehen, dass das gar nicht so viel ist. Gleichwohl wird Dich im Zweifel demnächst jemand auffordern, Kostensenkungen einzuleiten. Diese Folge soll Dir Idee und Anregungen geben, damit Du gut auf diese Aufforderung vorbereitet bist. So kannst Du agieren und musst nicht gehetzt reagieren.


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In der vorletzten Folge habe ich Dir aufgezeigt, wie Du mit einem Servicekatalog besser durch die Rezession kommst. Du hast erfahren, wie der Servicekatalog Dir hilft, Deine IT in die richtige Richtung zu steuern. Ich habe Dir gesagt, dass der Weg dahin schon ein großer Teil des Ziels ist. Du wirst rasch erste Ergebnisse erzielen. Allerdings glaube ich, dass manch Zuhörer*in in den nächsten Wochen recht schnell ganz konkrete Einsparungen liefern muss. Ganz konkrete Euro-Beträge.

Eine serviceorientierte IT würde es Dir um einiges leichter machen, an den richtigen Stellen zu sparen. Wenn Du noch nicht so weit bist, kein Problem. Ich möchte heute eine Diskussion anzetteln, wo wir ganz konkret kurzfristig Einsparungen erzielen können. Idealerweise ohne, dass was herunterfällt. Das kann ich Dir allerdings nicht versprechen.

Die Diskussion möchte ich nach der Folge mit Dir gern weiterführen. Deswegen schau am besten auf LinkedIn in mein Profil und kommentiere dort unter dem entsprechenden Beitrag zu dieser Folge.

Variable Kosten

Wenn Du kurzfristig sparen möchtest, dann musst Du an die variablen Kosten ran. Variable Kosten sind die Kosten, die abhängig vom Verbrauch entstehen. Wenn Du eine Kiste Wasser kaufst, zahlst Du weniger, als wenn Du zwei Kisten Wasser kaufst. Dahinter steckt die Frage, wie viel Wasser brauchst Du. Oder Du denkst mal an Deinen letzten Strandurlaub und die Miete für den Strandkorb oder die Liege. Wenn Du den ganzen Tag am Strand bist, lohnt sich das Tagesticket. Sind es nur zwei Stunden, dann verschwendest Du Geld.

Übertragen auf die IT bin ich hier sofort in der Cloud. In vielen Unternehmen ist die Cloud inzwischen ein sehr großer Kostenblock. Mit einem riesigen Problem: Die Abrechnungen sind intransparent und es ist ein ziemlich großer Aufwand, diese auseinanderzunehmen. Allerdings ist das, wenn Du Kosten sparen möchtest, der erste sinnvolle Schritt.

Unter Cloud verstehe ich sowohl Abomodelle wie Microsoft 365 als auch die Nutzung von Rechenressource oder anderen Cloud-Diensten wie beispielsweise Datenbanken, Spracherkennung oder Ähnliches.

1. Microsoft 365

Alles wird nach Nutzung abgerechnet. Bei M365 ist es relativ einfach: Wie viele Mitarbeitende sollen es nutzen und wie viele Subscriptions bezahlt Dein Unternehmen. Das ist der offensichtliche Punkt. Ich bin mir nicht sicher, ob alle Unternehmen auch den zweiten Punkt im Blick haben. Das ist die Wahl der richtigen Subscription selbst.

Welche Funktionalität brauchen die einzelnen Rollen im Unternehmen wirklich? Im KMU Sektor ergibt sich dadurch eine Spannbreite von 5,10 € bis 18,60 € pro Monat und Nutzer. Im Enterpriseumfeld reicht das von 6,70 € für die F3 Subscription bis 53,70 € für die E5.

Ja, es ist auf den ersten Blick vielleicht mühsam, aber in vielen Unternehmen würde sich der Aufwand tatsächlich lohnen. Um Dir eine Idee zu geben: Einer meiner Kunden fährt von Anfang an die Policy, dass es nur in Deutschland eine E3 Lizenz gibt. In allen anderen Ländern reicht die E1. Warum? Weil man dem Ärger aus dem Weg gehen möchte, den deutschen Mitarbeiter*innen die Office-Anwendungen wegzunehmen. Rein von der Arbeit her, würden die Webanwendungen völlig ausreichen. Zeigen zumindest die vielen Mitarbeitenden außerhalb Deutschlands.

Also, hier liegt Potential auf der Straße. Fährst Du diese weiter, kommst Du bei den ganzen anderen Subscriptions vorbei: PowerAutomate, PowerBI, PowerApps usw. Auch hier geht ganz schnell ganz viel Geld in Richtung Microsoft.

2. Hyperscaler & Virtualisierung

Ähnlich offensichtlich sind die Kosten für unsere Server in der Cloud. Je länger die laufen, umso mehr Kosten verursachen sie. Das trifft insbesondere auf Test- und Entwicklungssysteme zu. Auch die Systeme aus dem letzten Projekt, die man vergessen hat, auszuschalten, kosten weiterhin Geld.

Das ist der Punkt, an dem Du wirklich in die Tiefen der Abrechnung Deines Hyperscalers gehen darfst. So kannst Du die Maschinen identifizieren, die potenziell für Einsparungen in Frage kommen. Mach den Kollegen klar, dass die nutzungsabhängige Verrechnung auch dann Geld kostet, wenn die Maschinen nicht genutzt werden.

Es rentiert sich bei einer starken Nutzung von Hyperscalern in entsprechende Managementprodukte zu investieren, die vorgegebene Regeln umsetzen und so dafür sorgen, dass die Maschinen von 20 bis 6 Uhr aus sind. Natürlich bitte immer nur die, die Du auch ohne Einfluss auf die Servicequalität abgeschalten werden können.

Ein weiterer Aspekt am Rand ist, dass Du über ein dynamisches Scale-out ebenso Kosten reduzieren kannst. Beispiel: Stell Dir vor, Du betreibst eine Webapplication. Die ersten Nutzer beginnen 6 Uhr mit der Arbeit und die letzten enden um 20 Uhr. Na klar, nachts ist auch ab und zu mal einer in der Applikation. Die Hauptnutzungszeit beginnt 9 Uhr und endet gegen 17 Uhr.

Auf Basis dieser Daten kannst Du durch dynamisches Provisionieren dafür sorgen, dass immer die notwendigen Ressourcen zur Verfügung stehen. Entweder Du fügst Web- und Applikationsserver hinzu oder CPU und RAM. Immer abhängig von der Applikationsarchitektur. Die das natürlich auch unterstützen muss.

Gegenüber unserem normalen Worstcase-Sizing kannst Du hier bis zu 80% der Kosten sparen. Die Königsdisziplin ist die Kombination mit einem Auslastungs- und Performancemonitoring. Dann werden neue Ressourcen nur dann hinzugefügt, wenn sie auch wirklich gebraucht werden. Du sparst also grad in der Urlaubszeit nochmal zusätzlich.

Wenn es Dir gelingt, die Skalierung der Cloud zu nutzen, dann hast Du die Chance, dass die Kosten sich den, in der Regel niedrigeren, on-premises Kosten annähern.

Einen ähnlichen Effekt haben wir bei der Virtualisierung. Auch da wachsen die VMs wie Pilze aus dem Boden und häufig wird mit dem Nachschieben von Servern und Storage reagiert. Das, was ich gerade zum Thema Cloud ausgeführt habe, gilt auch hier: Werde Dir klar, was wirklich laufen muss, implementiere Regeln und setzte diese idealweise automatisiert um. Schalte alles aus, was nicht gebraucht wird.

Da die Hardware und die Lizenzen nun schon einmal gekauft sind, wirst Du kurzfristig damit nichts sparen. Bei der nächsten Wartungsvertragsverlängerung wird es günstiger und Du kannst die freien Ressourcen anderweitig verwenden oder verkaufen.

3. Stromkosten

Stopp. Einen Punkt habe ich noch nicht genannt: Der Aufwand für die Stromversorgung und die Kühlung im Rechenzentrum oder Serverraum.

Jedes ausgeschaltete Gerät spart Strom und Klimatisierung. Jeder Virtualisierungshost, der besser ausgelastet ist, hat einen besseren Wirkungsgrad. Ja, aber die Stromkosten gehören doch nicht zum IT-Budget.

Ja. Und?

Bitte habe nicht nur den Blick auf Dein Budget. Wenn es ums Sparen geht, dann darfst Du. Nein, der Satz ist falsch. Nicht nur beim Sparen. Es geht immer um den Blick auf das gesamte Unternehmen. Es darf nicht um die einzelne Betrachtung von Budgets oder Kostenstellen gehen. Die sind nämlich nur virtuell. Es existiert nur ein Konto für das Unternehmen. Jeder, der Geld ausgibt oder spart verändert den Kontostand.

In einer on-premises IT sind die Energiekosten ein großer Block. Deswegen mag ich anregen, dass Du die Klimaanlage im Serverraum gern auch 28°C stellst. Das stört die Server nicht. Spart aber eine Menge Strom bei der Kühlung.

Andere Maßnahmen habe ich in der zweiteiligen Artikelserie zur Nachhaltigkeit der IT detailliert für Dich aufbereitet. Hör da bitte rein.

4. Externe Mitarbeiter:innen, Effizienz & Automatisierung

Wir sind immer noch bei den variablen Kosten. Dann müssen wir zwangsweise an denen für externe Mitarbeiter vorbeikommen. Je größer Unternehmen sind, umso mehr externe Mitarbeiter haben sie. So zumindest mein Gefühl. Drei Dinge stehen meist dahinter: Einmal das fehlende KnowHow, Kosten für Externe lassen sich leichter genehmigen und die Flexibilität im Falle von Sparmaßnahmen.

Letzteres funktioniert meiner persönlichen Erfahrung häufig so, dass die Externen auf die Straße gesetzt werden, damit sie dann in zwei oder drei Monaten alle wieder da sind.

Ich habe eine weitere Beobachtung gemacht: Häufig sind Externe an wichtige Stellen eingesetzt. Sie sind teilweise unverzichtbar. Das sehe ich aus Sicht des Risikomanagements als kritisch an. Genau hier möchte ich Dich bitten hinzuschauen:

Werden die wirklich relevanten und wichtigen Aufgaben durch Deine eigenen Mitarbeiter*innen erledigt? Oder sind diese mit dem Tagesgeschäft ausgelastet? Wenn ja, darfst Du im nächsten Schritt hinschauen, was von diesem Tagesgeschäft wirklich sinnvoll ist und was Du weglassen kannst. Im zweiten Schritt darfst Du fragen, was davon automatisiert werden kann. Dann kannst Du die wichtigen Aufgaben der Externen übernehmen.

Im dritten Schritt steht die Frage, was von dem, was jetzt noch bleibt, ausgelagert werden kann. Egal ob an Externe oder an Dienstleister.

Diese drei Schritte darfst Du auch gehen, selbst wenn Du keinen einzigen Externen beschäftigst. Deine IT-Organisation beschäftigt sich höchstwahrscheinlich mit vielen unnötigen Dingen. Wahrscheinlich mit einem niedrigen Automatisierungsgrad. Das darfst Du ändern.

Böse Zungen behaupten, dass man 20% der Arbeit weglassen kann, und keiner merkt es. Vorausgesetzt, Du lässt die richtigen 20% weg.

5. Lieferanten und Verträge

Wenn wir jetzt schon bei Lieferanten sind, dann können wir auch über diese sprechen. Passen die Verträge und deren Leistungsumfang noch zum Bedarf? Ist der Preis mit dem Marktpreis vergleichbar? Bezahlst Du mehrere Dienstleister für die gleiche Leistung? Lassen sich durch Konsolidierung der Lieferanten Kosten sparen?

Nichts, was schnelle Einsparungen bringt, sondern ein mittelfristiger Ansatz, der in der nächsten Vertragsverhandlung spätestens realisiert werden kann.

Ich bin mir sicher, dass sich hier ein kritischer Blick lohnt. Insbesondere, dass Du mal in die Verträge schaust und Dir die Preisanpassungsklauseln vornimmst. Häufig sind Preissteigerung von bis zu 7% oder dem Inflationsausgleich vertraglich vereinbart. Das heißt, Du zahlst automatisch mehr, ohne, dass Du das bei Dir eingeplant hast.

6. Eda-Kosten

Zwischendurch ein weiterer Punkt, der sicher vor allem aus Sicht des Unternehmens selbst sinnvoll ist: Bürofläche. Wie viel Prozent Deiner Kolleg:innen sind denn täglich im Büro? Viele meiner Kunden nutzen sehr gern die neuen Möglichkeiten, flexible zu arbeiten.

Laut Arbeitsstättenverordnung muss ein Büroarbeitsplatz 8 bis 10 qm, im Großraumbüro 12 bis 15 qm groß sein. Damit ich es einfach rechnen kann: 20 IT-Mitarbeitende nutzen somit mindestens 200 bis 300 qm. Mindestens, weil in vielen Fällen die Büros großzügiger ausgelegt sind. Wenn im Schnitt nur die Hälfte der Kolleg:innen anwesend ist, bleiben 100 bis 150 qm ungenutzt. Dennoch müssen die beispielsweise beheizt und es muss dafür Miete gezahlt werden.

Über entsprechende Absprachen im Team und ggf. die Verdichtung der Arbeitsplätze lässt sich da Platz für andere Abteilungen schaffen, die vielleicht gerade aus den Nähten platzen. Angewendet auf das Gesamtunternehmen, ergibt sich recht schnell ein größeres Potenzial.

Ich möchte noch kurz Richtung Lizenzen und Lizenzmanagement schauen. Die Lizenzprogramme sind unübersichtlich und wir alle haben das Gefühl, dass wir unterlizenziert sein könnten. Die Gefahr ist real und die darfst Du im Blick haben. Allerdings ist es in ganz vielen Fällen auch so, dass Unternehmen überlizenziert sind. Daher ist es wichtig, dass Du einen Überblick hast, welche Lizenzen vorhanden sind. Des Weiteren darf der Einsatz dieser Lizenzen auch aktiv verwaltet werden. Werden Programme nicht genutzt, dann solltest Du sie nach einer gewissen Zeit automatisch deinstallieren und die Lizenz bei Neuanforderung erneut vergeben. Natürlich bitte immer entsprechend der Lizenzbedingungen des jeweiligen Herstellers. Natürlich darfst Du Dich gern nach Alternativen umsehen. Über die Konsolidierung von unterschiedlicher Software für den gleichen Zweck, brauche ich nicht zu reden.

 

Jetzt hast Du ganz konkrete Ideen, wo Du mit Deinen Einsparungen ansetzen kannst. Allerdings bin ich mit der Liste noch nicht ganz so zufrieden. Deswegen meine Frage an Dich: Wie sparst oder wie würdest Du Geld sparen? Natürlich in der IT?

7. Projekte & Innovation

Am besten lässt sich Geld sparen, welches noch nicht ausgegeben wurde. Das heißt für Dich und das gesamte Unternehmen alle Karten auf den Tisch zu legen. Welche Innovation, welche Projekte oder Neuerungen sind für die Zukunft geplant? Welchen Beitrag leisten diese zu den Unternehmenszielen? Welche davon können verschoben oder gar ganz gestrichen werden?

Investitionen, die das Unternehmen wettbewerbstechnisch nach vorn bringen oder zu hohen Einsparungen oder stark steigender Effizienz führen, sollten nur dann verschoben werden, wenn es gar nicht mehr anders geht. Alles andere kann geschoben oder gestrichen werden.

Hier ist die ganz klare Sicht des Unternehmens notwendig. Nicht der IT oder anderer Königreiche. Alle Vorhaben müssen aus Sicht des Unternehmens priorisiert werden. So kann eine sinnvolle Verwendung der Mittel sichergestellt werden. Das ist keine Entscheidung der IT. Deine Aufgabe ist es, das Unternehmen, die Unternehmensleitung für diese Sichtweise zu gewinnen.

Robert Sieber
 

Robert Sieber ist Ex-CIO, Podcaster und Servicenerd. Seine Vision ist eine interne IT, die sich genauso einfach buchen, nutzen und bezahlen lässt, wie die Fahrt mit dem Taxi. Als Berater und Coach packt er ganz praktisch und pragmatisch bei seinen Kunden an, um echte Serviceorientierung zu dauerhaft zu etablieren. Robert Sieber vertritt einen pragmatischen und geschäftsfokussierten Weg für Service-Management. Als Berater sind für ihn gesunder Menschenverstand und offene Kommunikation wichtiger als Frameworks und Best Practices.

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