Hörerfrage: Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilung
Der Servicekatalog ist Deine Grundlage für eine vernünftige und gute Kommunikation mit den Fachbereichen. Diese zu gestalten und zu leben, das ist die Herausforderung, die beide Seiten meistern dürfen. Die heutige Hörerfrage von Carsten beschäftigt sich genau mit dieser Frage.
Heute möchte ich wieder eine Hörerfrage beantworten. Ich freue mich ja immer, wenn ich Fragen bekomme. Viele beantworte ich per Mail, einige auch hier im Podcast. Wenn Du magst, dann schreib mir einfach.
Die heutige Frage kommt von Carsten. Er schreibt mir folgendes:
„Du sprichst ja gerne darüber, dass das IT-Budget in die Fachabteilungen gehört – ein Punkt, den ich selber sehr gut finde und auch versuche ganz behutsam bei uns einzuführen. Hierzu gehört viel Überzeugungsarbeit und „strategisches“ Vorgehen.
Allerdings stolpere ich gedanklich über einen Konflikt mit der IT-Strategie, die ja nun mal hauptsächlich in der Hand der IT liegt.
Wie bringst Du diese Dinge zusammen? Auf der einen Seite sagen wir, dass das Budget (eines Projektes) dem Fachbereich gehört, auf der anderen Seite legen wir fest ob etwas getan wird, und wenn wann es gemacht wird. Würde ich auf diese Weise nicht an der Budgethoheit der Fachabteilungen kratzen und deren Jahresbudgets teilweise mitplanen?“
Carsten – danke für Deine Frage. Wenn ich mir Deine Frage anschaue, dann bilde ich mir ein, drei Ebenen zu sehen, die wir auseinander halten dürfen:
- Ebene – die IT-Strategie
- Ebene – das Budget
- Ebene – Entscheidung was und ob es getan wird
Freiheit und Governance
Lass uns mal von hinten beginnen:
Ich glaube nicht, dass die IT festlegt was getan wird, ob und wann es umgesetzt wird.
Wir gehen jetzt mal davon aus, dass ein Fachbereich einen neuen Bedarf an IT-Unterstützung hat. Wichtig ist, dass wir nicht über Lösungen sprechen, sondern darüber was erreicht werden soll und welche Anforderungen erfüllt werden sollen.
Wir befinden uns damit im Demand-Management. Das hat nichts mit dem Demand-Management zu tun, wie es in ITIL Service-Design steht. Hier geht es mir darum, den Bedarf der Fachabteilung zu verstehen. Ich möchte klären:
- welche Prozesse sind betroffen
- was soll getan werden
- welche Ziele werden verfolgt
- was sind die groben Anforderungen
- warum gerade jetzt
- wer sind die Stakeholder
- welche Daten, Schnittstellen und Systeme sind betroffen
Auf Basis der Informationen kannst Du einen Business-Case erstellen. Der Business-Case enthält die Anforderungen und beschreibt grob Lösungsvarianten, diese umzusetzen. Dazu gibt es Risiken und Kosten. Und zum Schluss noch eine Empfehlung für eine Variante.
Du sprichst mit Deinen Fachabteilungen im „Was“ und das transponierst in die Lösungsvarianten. Diese entsprechen natürlich den Architekturvorgaben Deines Unternehmens, natürlich nimmst Du Services, die bereits existieren und es werden nur die wirklich notwendigen Komponenten entwickelt oder angepasst.
Damit nimmst Du natürlich großen Einfluss auf die Lösung. Genau das ist Dein Job! Nicht umsonst gibt es die Enterprise-Architektur oder die IT-Strategie.
Der Teil darf der Fachabteilung auch ziemlich egal sein. Sie hat Anforderungen, die umgesetzt werden sollen. Wie das geschieht ist egal.
Dieser Business-Case ist die Grundlage für die IT-interne Entscheidung, ob der Service erstellt bzw. das Projekt umgesetzt wird. Mit der Entscheidung gehst Du zur Fachabteilung und holst Dir dort das ok, dass Du alles richtige verstanden hast und die avisierte Lösung diesen Anforderungen entspricht.
Miteinander kommunizieren
In dem Gespräch thematisierst Du zwei weitere Punkt:
- den Umsetzungszeitraum
- die Kosten
Du hast eine Projekt- und Ressourcenplanung. Aus der kannst Du ableiten, wann das Projekt frühestmöglich starten kann und wann es wahrscheinlich zu Ende ist. Du hast alle Dir bekannten und genehmigten Projekte dort eingeplant.
Der Starttermin kann der Fachabteilung zu spät sein oder es dauert ihr zu lange. Möchte sie, dass das Projekt vorgezogen wird, dann hat die Fachabteilung die Verantwortung mit den Verantwortlichen der anderen Projekte zu klären, ob eine Änderung möglich ist.
Ganz wichtig: Es ist nicht die Verantwortung der IT oder des Projektleiters, eine mögliche Veränderung der Projekt- und Ressourcenplanung zu klären. Es ist die Verantwortung der Fachabteilung! Es läuft also auf eine Abstimmung der Fachabteilungen untereinander hinaus.
Ganz wichtig: Lass es nicht zu der Situation kommen, dass Du, also die IT, diese Klärung übernimmt. Du kannst damit nur verlieren.
Auch das gehört zum Thema Verantwortung übernehmen!
Der zweite Punkt ist das Geld. Du hast mit den Lösungsvarianten auch die potentiellen Projektkosten bzw. Servicekosten ermittelt. Damit habt ihr eine Grundlage, auf der darüber diskutiert werden kann, ob die Kosten für den Bedarf sinnvoll sind. Also, ob die Fachabteilung das Geld durch mehr Effizienz oder höhere Effektivität wieder einspielen kann. Wenn ja, alles gut. Wenn nein, dann sprecht ihr konkret darüber, was weggelassen werden oder anders und damit preiswerter gestaltet werden kann.
Vertrauen
Wichtig ist ein gegenseitiges Vertrauen. Die Fachabteilung braucht die Gewissheit, dass die Lösung den Anforderungen genügt und die Kosten realistisch sind. Die IT braucht die Gewissheit, dass die Fachabteilung im „Was“ spricht, der IT die Umsetzung überlässt und bereit ist, Verantwortung für die Anforderungen und Kosten zu übernehmen. So könnt ihr auf Augenhöhe miteinander sprechen.
Auch hier sehe ich keine Eingriffe in die Souveränität der Fachabteilung. Es ist das ganz normale Miteinander in einem Unternehmen. Immer unter der Voraussetzung, dass alle am gleichen Ziel arbeiten.
Lass uns zum ersten Punkt kommen: die IT-Strategie. Die IT-Strategie ergibt sich aus der Unternehmensstrategie. Sie darf auf keinen Fall allein stehen. Sie ist eine Ableitung aus der Vision, der Mission, der Ziele und der Strategie des Unternehmens. Genau wie die Strategie der Fachbereich Marketing, Vertrieb und Produktion.
Form follows function
Ganz einfach ausgedrückt, steht in der IT-Strategie, wie die IT das Unternehmen befähigt, die Ziele zu erreichen. Das wird noch ergänzt um die IT-spezifischen Leitlinien und gliedert sich meist in die Teile Applikation, Infrastruktur, Sourcing, Innovation und Investment.
Das heißt, wenn die IT-Strategie der Unternehmensstrategie folgt, dann sollte es keine Probleme mit den Fachbereichen geben.
Natürlich kann die eine oder andere Fachabteilung im Bereich der Applikationen ein Problem mit den Festlegungen haben. Dann sind wir wieder bei der Verantwortung – die Verantwortung dafür liegt in der IT und nicht in der Fachabteilung. Die IT erzählt dem Vertrieb ja auch nicht, das Kalkakquise Mist ist und heute alles nur über Facebook geht.
Kommunikation, Verantwortung und gegenseitige Wertschätzung sind der Schlüssel für die Zusammenarbeit im Unternehmen – nicht nur zwischen IT und Fachbereichen.
Carsten, ich hoffe, Du kannst mit meinen Gedanken etwas anfangen. Ich freue mich auf einen Kommentar unter dem Beitrag. Natürlich auch über Deine Meinung lieber Leser! Am besten gleich hier unter dem Beitrag.
