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So kommt Deine IT gut durch die Krise.

Am Ende geht es immer um Geld. Ist die Leistung des Service das investierte Geld wert? Das können heute die meisten Unternehmen nicht beurteilen, weil ihnen die Klarheit fehlt, was sie für Ihr Geld bekommen. Die Fachabteilungen verstehen nicht, wofür Sie so viel Geld für IT ausgeben. Das Problem: Alles was ich nicht verstehe, ist erstmal grundsätzlich zu teuer. Aus diese Ecke herauszukommen, ist sehr mühsam und gelingt nicht immer. Deswegen ist es wichtig, für Transparenz und Klarheit zu sorgen, welchen Wertbeitrag die IT leistet und diesen so zu beschreiben, dass die Fachbereiche das verstehen. Das sichert Dir eine zielführende Diskussion über den Nutzen und verhindert, dass undifferenziert über Geld gesprochen wird. Wie Du dahin kommst, erfährst Du in dieser Folge.

Als ich mir Gedanken über die heutige Folge machte, habe ich im Radio gehört, dass damit gerechnet wird, dass es nach dem Sommer zu einer Entlassungswelle in europäischen Unternehmen kommt.

Die Wirtschaftskrise wird einige Branchen härter treffen als andere und einige werden gar nicht davon betroffen sein.

Egal wie stark Dein Unternehmen davon betroffen sein wird, Deine Unternehmensführung wird die Gelegenheit nutzen. Sie muss die Gelegenheit sogar nutzen. Deine Unternehmensleitung ist dafür verantwortlich, dass es Deinem Unternehmen gut geht und es zukunftssicher aufgestellt ist. Das heißt, das worüber ich gleich mit Dir spreche, wird Dich genauso ereilen, auch wenn Dein Unternehmen grundsolide dasteht und von der aktuellen Krise nicht betroffen ist.

Da ist viel Luft drin

Deine Unternehmensleitung wird die Frage stellen: Wo können wir sparen? Welche Kosten sind unnötig. Oder Sie macht es sich einfach und sagt 20% auf alles. Jeder Bereich muss 20% einsparen.

Ich weiß zwar nicht, wo diese Managementweisheit herkommt, aber jeder kennt sie: „20% gehen immer“. Bedeutet, dass mindestens 20% der Kosten gespart werden können, ohne dass das irgendeine negative Auswirkung auf das Unternehmen hat.

Wenn Du jetzt sagst, kein Problem, das habe ich als Reserve im IT-Budget mit drin, dann ist das im ersten Schritte gut. Du erkaufst Dir Zeit damit.

Stell Dir vor, Du kommst damit erstmal gut hin. Du sparst dieses Jahr 20% und das Budget für nächstes Jahr planst Du ohne größere Reserven, weil Du aufgefordert bist, dass die IT-Kosten erstmal sinken müssen.

Vielleicht kommt dann die nächste Krise und damit die nächste Einsparungsrunde. Was machst Du dann? Wenn Du die Zeit dazwischen nicht genutzt hast, stehst Du da und sagst: „Da geht nichts mehr – mit weniger Geld funktioniert es nicht.“

So kannst Du nicht steuern

Deine Unternehmensleitung wird nicht locker lassen. Damit kannst Du eigentlich nur verlieren. Du musst entscheiden, was eingespart wird. Das bedeutet für Dich:

1. Es geht die große Sucherei und Rechnerei los, was denn wie viel kostet, wie viel Du davon hast und wie beispielsweise die Vertragszeiten sind.
2. Dann fragst Du die Fachbereiche, was sie nicht mehr benötigen. Dabei wirst Du feststellen, dass alles ganz wichtig ist und eigentlich nichts nicht gebraucht wird. Nichts mit Freiwilligkeit.
3. Du machst konkrete Vorschläge für Streichungen und hast dann ganz viele sinnlose Gespräche mit den Fachbereichen über das wieso, weshalb und warum die Nachbarabteilung weniger einsparen soll.

Du spielst den Dompteur im Löwenkäfig. Für mich eine schreckliche Vorstellung.

Hand aufs Herz:

• Weißt Du genau, wofür Deine IT wie viel Geld ausgibt? 
• Hast Du Klarheit, welchen konkreten Nutzen die einzelnen Aktivitäten in der IT für Dein Unternehmen haben?
• Weißt Du, wer ganz konkret der Abnehmer Deiner Leistung ist, wie viel er davon braucht und was er genau damit macht?
• Weißt Du, wie effektiv Deine IT Ihre ganzen Leistungen erbringt?

Ich weiß, die Fragen tun weh.

Ich sage Dir auch nicht, dass es einfach ist, diese Fragen zu beantworten. Wenn Du die Fragen nicht ganz klar beantworten kannst, wie soll dann Dein CEO oder CFO das Vertrauen haben, dass das viele Geld wirklich gut eingesetzt ist?

Was ich nicht verstehe, ist immer zu teuer

Wenn Deine Unternehmensleitung nicht ganz fundiert nachvollziehen kann, wie viel Geld sie durch den Einsatz von IT verdient oder spart, dann wird sie immer das Gefühl haben, dass es zu viel kostet. Das hat für Dich zur Folge, dass Du vor der Forderung stehst, die IT-Kosten um 10, 15 oder 20 Prozent zu senken. Das hat für Dich zur Folge, dass der CFO auch bei der zweiten oder dritten Einsparungsrunde immer noch der Überzeugung ist, dass IT zu viel kostet.

Wie würdest Du Dich fühlen, wenn Du auf eine solche Forderung mit konkreten und nachvollziehbaren Daten und Fakten antworten kannst?

Was würde Dein CFO sagen, wenn Du ganz konkrete Vorschläge für Einsparungen unterbreiten kannst und ihm aufzeigst, welche Auswirkungen das auf die Prozesse der einzelnen Fachabteilungen und damit das Unternehmensergebnis – den EBIT (Ergebnis vor Zinsen und Steuern) hat? 

Stell Dir vor, die Fachbereiche entscheiden, wo gespart wird! Sie können das, weil Sie sicher wissen, welche IT-Leistungen sie für ihr Geld bekommen. Die Fachabteilung entscheidet, worauf sie verzichtet.

Ich sage Dir jetzt nicht, dass es leicht ist, diesen Zustand zu erreichen! Ich sage Dir, dass es sich für Dich lohnt, wenn Du die Klarheit hast und die Fragen oben sicher beantworten kannst.

In wenigen Schritten zu Klarheit

Ich stand 2016 genau vor dieser Frage – wie bekomme ich Klarheit, welche Leistungen meine IT anbietet und wie viel diese kostet. Ich hatte gerade meine Stelle als CIO bei einer Holding mit 20 Unternehmen angetreten. Ein paar Wochen vorher hatte ich meinem Vorstand abgerungen, dass ich kein IT-Budget bekomme, sondern mich über die interne Verrechnung finanziere.

Mir war von Anfang an klar, dass ich nicht in Bits & Bytes mit 20 Geschäftsführern sprechen kann. Geschäftsführern geht es um den ROI ihrer Investitionen – auch der Investition in die eigene IT-Landschaft. Ich habe mich dazu entschieden, einen Servicekatalog aufzubauen, der sich ganz stark an den Prozessen und Bedürfnissen der Fachabteilungen orientiert. 
Ich wollte ein Angebot haben, bei dem die Fachbereiche sofort wissen, wofür es gut ist und wie viel Wert damit generiert wird. Ich wollte über Verbesserung und Digitalisierung der Prozesse sprechen. 

Innerhalb von drei Monaten habe ich die erste Version des Servicekatalogs aufgebaut. Ich bin zweimal quer durch die IT, habe Kosten ermittelt, Services geschnitten und vor allem viel mit den Menschen geredet. Dieses Vorgehen hat mich und meine IT von Anfang an als Partner auf Augenhöhe für das Business positioniert. 

Der Prozess einen Servicekatalog zu erarbeiten, bringt Dir die Klarheit, die Du brauchst um genau dieser Partner auf Augenhöhe zu sein:

• Ein klares Service-Angebot, schafft Transparenz, was Deine IT alles für das Unternehmen leistet. Jede Führungskraft und jeder Mitarbeiter sieht, was Deine IT zum Unternehmenserfolg beiträgt. Das schützt Dich vor der Frage „Was machen die denn überhaupt?“.
• Du kannst für jeden Service die Kosten ermitteln und dem Verursacher direkt zuordnen. Damit vermeidest Du die Diskussion über den großen Block der IT-Kosten. Du diskutierst über den Wert eines konkreten Service für die jeweilige Fachabteilung. Die kann entscheiden, ob es das Geld wert ist oder nicht. Wenn nicht, entscheidet diese, was weggelassen werden kann. Dadurch erreichst Du eine völlig neue Positionierung der IT.
• Die klare Definition und Abgrenzung der Services hilft Dir die Abläufe für die Serviceerbringung wesentlich effizienter zu erledigen, weil Du genau weißt, was von Dir erwartet wird und was Du lieferst. Abläufe werden schneller, immer in der gleichen guten Qualität und Du kannst das Automatisierungspotential heben. Das senkt Deine Betriebskosten enorm und steigert die Effizienz.
• Du kannst schneller auf Änderungen reagieren, weil Du Strukturen schaffst, die das Handeln Deiner IT auf den Kunden ausrichtet. Damit senkst Du den Anteil der Schatten-IT und wirst erster Ansprechpartner für alles rund um Digitalisierung und IT.

Möglicherweise ist der Weg zum Servicekatalog das Entscheidende, um Dich und Deine IT als Partner auf Augenhöhe zu positionieren. Der Servicekatalog selbst ist dann der physische oder besser digitale Beweis, dass Deine IT integraler Bestandteil des Business Deines Unternehmens ist.

Kannst Du Dir das vorstellen?

Nehmen wir die vier Punkte von eben und jetzt stelle Dir bitte vor, wie es sich anfühlt, wenn:

• Du und alle anderen im Unternehmen die volle Transparenz haben, was Deine IT alles leistet
• Der Wertbeitrag eines jeden Service klar ist und Du genau weißt, was alles dazu gehört, um diesen Service zu erbringen
• Du genau sagen kannst, was die Erbringung eines jeden Service kostet
• Dein Unternehmen nicht mehr über die IT-Kosten spricht, sondern darüber ob eine konkrete Leistung zu einem konkreten Preis das Geld wert ist
• Du schnell auf Änderungen und neue Anforderungen reagieren kannst

Und nun stell Dir bitte noch vor, dass Deine IT gleichberechtigt mit allen anderen Fachbereichen die Entwicklung im Unternehmen gestaltet und ganz selbstverständlich von Anfang an in alle Veränderungen und Projekte eingebunden wird.

Wie fühlt sich das für Dich an? Gut, oder? Dann nutze bitte jetzt die Zeit, die Du Deiner IT durch die Reserve im Budget erkaufst.

Wenn ich Dir das alles erzähle, dann erscheint Dir das als eine riesige Aufgabe? Du kommst Dir vor, als würdest Du am Eingang des Dschungels stehen und Du siehst nur 5 Meter weit, danach ist alles Dunkel?

Das kann ich sehr gut verstehen. So ging es mir 2016 auch. Aus 20 verschiedenen ITs eine zentrale formen und diese auf Basis von Services zu refinanzieren. Eine IT an deren Ressourcen 20 unterschiedliche Geschäftsführer zerren und die sich mit Dienstleistern am externen Markt messen lassen muss.

Was ich in der Zeit gelernt habe, möchte ich an Dich im IT-Servicekatalog-Bootcamp weitergeben. Ich möchte, dass Du all die Fehler, die ich gemacht habe, vermeidest.

Schritt für Schritt

Wir zerlegen diese riesige Aufgabe in drei beherrschbare Teile. In den drei Abschnitten konzentrierst Du Dich auf genau die richtigen Aufgaben, weil Du so Deine Zeit effektiv investierst. Die Teile bauen logisch aufeinander auf, so dass Du Schritt für Schritt vorwärts kommst. 

Das IT-Servicekatalog-Bootcamp begleitet Dich 6 Monate, weil der Aufbau eines Servicekatalogs seine Zeit braucht.
Damit Dir unterwegs nicht die Luft ausgeht, treffen wir uns jede Woche online. Du wirst jede Menge Fragen haben – dafür sind die Onlinesessions da. Dort bekommst Du Antworten. Du kannst Deine Arbeitsergebnisse präsentieren und bekommst hilfreiches Feedback.

Im IT-Servicekatalog-Bootcamp lernst Du praxiserprobte Werkzeuge und Vorgehen, um die erste Version Deines Servicekatalogs zu erstellen. Diesen kannst Du direkt live setzen, weil Du und Dein Unternehmen damit sofort Vorteile realisiert.

Unter www.servicekatalog-erstellen.de erfährst Du ganz konkret, wie die einzelnen drei Abschnitte aussehen und womit wir uns beschäftigen. Nutze bitte die Zeit, um Klarheit und Transparenz in die IT Deines Unternehmens zu bringen und Dich so als Partner auf Augenhöhe zu positionieren.

Wenn Du Dich fragst, ob das IT-Servicekatalog Bootcamp für Dich und Deine konkrete Situation das richtige ist, dann lass uns darüber reden. Schreibe mir eine Mail an robert@different-thinking.de oder über LinkedIn oder Xing.