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Tools für den produktiven IT-Betrieb

Produktivität und Effizienz im IT-Betrieb lassen sich ohne teure Softwarewerkzeuge steigern. Drei Verhaltensweisen die dafür zuträglich sind, stelle ich Dir vor.
Ich höre regelmäßig den Podcast von Ivan Blatter. Am ersten September rief Ivan zu einer Blogparade auf. Die Frage, um die es geht: „Welches sind Ihre drei wichtigsten und/oder liebsten Tools, um produktiver zu arbeiten?“

Ich möchte nicht über meine persönlichen Werkzeuge schreiben, sondern über Möglichkeiten den IT-Betrieb produktiver und effizienter zu gestalten.

Tool 1: Taskboard

Eines der mächtigsten Werkzeuge aus meiner Sicht ist die Visualisierung von Arbeit, Fortschritt und Zusammenhängen. Trotz Servicedesk oder Tickettool herrscht selten Transparenz. Keiner weiß so recht, woran die Kollegen gerade arbeiten und wie der Fortschritt ist. Probleme und Verzögerungen bleiben so unentdeckt.

Agile Methoden wie Kanban und Scrum kennen dafür ein einfaches und effektives Werkzeug – das Taskboard:

Wie funktioniert das Board? Entsprechend der spezifischen Arbeitsschritte werden die einzelnen Spalten organisiert und jeder Task, an dem gearbeitet wird, bekommt ein Kärtchen. Ein Task kann ein Ticket, ein Problem, eine Aufgabe im Change oder Projekt sein. Wichtig ist, dass einige Informationen enthalten sind. Dazu gehören:

• Bearbeiter
• geschätzter Aufwand
• Zeitpunkt, an dem der Task an das Board gekommen ist

Im Vorfeld ist gemeinsam festzulegen, wie hoch das Work in Progress Limit (WIP) ist. Also wie viele Tasks dürfen in jeder Spalte / Arbeitsschritt maximal bearbeitet werden. Und schon wandert jeder Task durch die einzelnen Stufen des Prozesses. Das Ziehen des Kärtchens erfolgt im Standup. Das Team spricht mindestens ein Mal am Tag über die einzelnen Tasks:

• was habe ich getan
• was werde ich tun
• welche Probleme habe ich

und bewegt diese über das Board. Diese Standup ist ganz wichtig. Es sorgt einmal dafür, dass das Team genau weiß wer an was arbeitet. Des Weiteren wird doppelte Arbeit vermieden, denn man kann sehr schnell einhaken und sagen, dass man das schon so oder so gelöst hat. Probleme werden schnell erkannt. Sie werden auch erkannt, wenn der Bearbeiter nichts dazu sagt. Wenn sich eine Karte in einem Standup nicht bewegt bzw. nichts neues berichtet wird, ist klar, dass es ein Problem gibt. Diese kann sofort angegangen werden.

Die WIP-Limits sorgen dafür, dass die Arbeit auch erledigt wird. Erreicht ein Arbeitsschritt das WIP Limit, dürfen keine weiteren Tasks mehr dort bearbeitet werden. Da sollte schon reagiert und gemeinsam an den Tasks gearbeitet werden. Spätestens wenn die ersten Kollegen aufgrund der WIP-Limits nichts mehr Neues anfangen dürfen, wird auffallen, dass der Prozess klemmt.

Ob das Taskboard nach Scrum, Kanban oder eine Mischung strukturiert wird – ist egal. Wichtig ist für Transparenz, Kommunikation und das frühzeitige Erkennen von Problemen zu sorgen. Darin liegt der Wert.

Die XING AG arbeitet nach agilen Prinzipien in der Administration. Ein Artikel beschreibt dies sehr schön. Ich empfehle das physikalische Taskboard. Für verteilte Teams und die, die es bevorzugen, ist natürlich auch ein elektronisches Taskboard möglich. Für den Anfang bietet trello.com ein sehr einfaches und gutes Werkzeug.

 Tool 2: Peer-review

Fehler im IT-Betrieb kosten Geld. Sie treten gern in der Anlaufphase eines neuen Systems bzw. Applikation auf oder nach Änderungen.  Um dem vorzubeugen, empfiehlt sich das Arbeiten oder Konfigurieren im Zweier-Team. Idealerweise ein Senior mit einem Junior oder einem Kollegen, mit einer anderen Spezialisierung. Warum ist das produktiv? Auf den ersten Blick dauert aufgrund des doppelten Ressourceneinsatzes länger. Die Vorteile liegen in folgenden Punkten:

• Einer konfiguriert, der Zweite überprüft dabei die Konfiguration. Dadurch werden Fehler vermieden und es kommt nicht zu Störungen.
• Es findet ein nachhaltiger Wissenstransfer zwischen Senior und Junior statt. Das Wissen wird in der Abteilung besser gestreut und die Abhängigkeit von Kopfmonopolen sinkt. Auch die Zusammenarbeit mit einem Kollegen anderer Spezialisierung hat den gleichen Effekt.
• Der Spezialist muss sein Handeln anders durchdenken. Er muss dem Junior etwas erklären. Dieser denkt über Dinge nach, die der Experte für gegeben hinnimmt. So entstehen neue Perspektiven auf die Arbeit, die zu Verbesserungen führen.

Diese drei Punkte sorgen dafür, dass arbeiten im Peer-review produktiver ist. Auch wenn ich aus eigener Erfahrung sagen muss, dass es als Führungskraft schwer fällt, das auch zuzulassen. Natürlich ist es nicht für jede Aufgabe sinnvoll. Da muss ein Team seinen Weg finden. Es sollte ihm aber auf jeden Fall ermöglicht werden.

 Tool 3: Retrospektive

Entsteht im Arbeitsprozess Transparenz und werden Probleme sichtbar, ist das die Voraussetzung für Verbesserungen. Das Ziel produktiver und effizienter zu arbeiten, lässt sich am besten in vielen kleinen Schritten realisieren. Änderungsimpulse, die von außen kommen sind viel weniger effektiv, als wenn sie im Team oder Menschen selbst entstehen. Die intrinsische Motivation ist viel stärker. Um diesen Prozess in Gang zu bringen und am Laufen zu halten, empfehle ich regelmäßige Retrospektiven.

In einer Retrospektive betrachtet das Team eine vergangene Zeitperiode. Eine Woche, zwei Wochen, einen Monat oder ein Vierteljahr. Die einfachste Methode stellt vier Fragen:

• Was war gut?
• Was wollen wir öfter machen?
• Was wollen wir weniger oft machen?
• Was wollen wir gar nicht mehr machen?

Die Fragen zielen darauf ab, gute Verhaltensweise zu fördern und im Team zu verankern. Schlechte Verhaltensweisen sollen identifiziert und zukünftig vermieden werden. Es gibt viele Variationen der Retrospektive. Im Buch  „Getting Value out of  agile Retrospectives“ finden sich viele schöne Beispiele.

Durch die Betrachtung eines kurzen Zeitraums und die konkrete Arbeit in einem Team, sorgen Retrospektiven für die kontinuierliche Verbesserung.

Fazit

Alle meine drei empfehlenswerten Tools sind keine Software und Gadgets oder können käuflich erworben werden. Es geht darum, wie der Umgang miteinander gestaltet wird. Austausch von Wissen, Transparenz, miteinander arbeiten und die ständige Verbesserung der eigenen Umgebung.  Alle drei Tools können in jedem Team angewendet werden und führen letztlich zu mehr Produktivität. Es ist wichtig, dass die notwendigen Regeln im Team erarbeitet und verabschiedet werden. Der Verstoß gegen diese Regeln ist zu sanktionieren. In welcher Form auch immer – da bin ich selbst noch auf der Suche.

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