0

Das IT-Budget gehört in die Fachabteilung

Das IT-Budget ist bequem und tut keinem so richtig weh. Dabei verhindert es Transparenz und Steuerbarkeit in der Fachabteilung und der IT. Warum das so ist und welche Vorteile Du von Transparenz der IT-Kosten und die damit einhergehende Steuerbarkeit hast, erfährst Du in dieser Folge.

Die Vorbereitung für diese Folge entstand am letzten Samstagmorgen, so ab kurz vor vier Uhr. Ich lag in meinem Hotelbett in München, döste vor mich hin und bekam die Gedanken rund um das Thema IT-Kosten und IT-Budget nicht in den Zaum.

Ich merkte, wie mein Kopf das Erlebte des letzten Tages verarbeitet. Freitag war der erste Tag des SM-CAMPS in München. 29 Menschen mit Geschichten, Erfahrung und Ideen hatten sich eingefunden um in 12 Sessions die verschiedensten Themen zu diskutieren.

In drei Sessions kam das Thema IT-Budget (Fakten zum IT-Budget 2016) unter verschiedenen Aspekten zur Diskussion. Und genau an diesen arbeitete mein Kopf um kurz vor 4 an einem Samstagmorgen. Und bevor ich mich einfach nur im Bett herumwälze, habe ich angefangen die Gedanken aufzuschreiben.

Die Hauptsession zum Thema IT-Kosten stand unter dem Titel: „IT als CostCenter – Wenn IT-Services nicht verrechnet werden“. Ein Teilnehmer aus einem größeren Unternehmen berichtete, dass bei ihm weder die IT-Abteilung noch die Fachabteilungen Interesse an SLA und Verrechnung haben.

Hast Du eine Idee warum sich Business und IT so einig sind? Ich bin mal meine früheren und jetzigen Kunden durchgegangen und habe eine solche Eintracht noch nicht gesehen.

Bequem und unverbindlich

Die in der Session entwickelte Theorie lässt sich wie folgt zusammenfassen: Es ist für alle bequem.

1. Der Fachbereich braucht keine Verantwortung für das IT-Budget übernehmen. Alle Kosten werden über eine Umlage gleichmäßig über das Unternehmen verteilt. Die klassische Gießkanne. Und dagegen kann ich nichts machen. Wie soll ich die Kosten denn beeinflussen. Geht gar nicht. Sehr bequem für mich als Abteilungsleiter.
2. Durch die Verteilung ist es für mich als Fachbereich sehr bequem mir eine neue Applikation zu wünschen, dann brauch ich da nicht so auf die Kosten zu schauen, weil diese sozialisiert werden. So sind mal ganz schnell eine paar silberne Türklinken mit drin. Die Kosten werden gleichmäßig verteilt.
3. Weigere ich mich dann auch noch, klare Anforderungen an Verfügbarkeit, Support, Performance und so weiter zu stellen, dann wir die IT das schon bestmöglich aufbauen und betreiben. Ich muss also nicht bekennen, was ich tatsächlich benötige. Damit kann ich auch nicht zur Verantwortung gezogen werden, wenn der Geschäftsprozess steht. Und ich muss auch nicht allein die Zeche dafür zahlen, dass die Umgebung viel zu gut ausgelegt wurde.
4. Für die IT-Abteilung hat der fehlende SLA natürlich auch Vorteile. Wo keine Anforderungen sind, da gibt es auch niemanden, der die Leistungserbringung ernsthaft kritisiert. Natürlich gibt es die Unzufriedenheit, die meist als „gefühlte“ Performance oder Verfügbarkeit abgetan wird.
5. Muss ich nicht verrechnen, brauch ich mir auch nicht so viel Gedanken über den Einsatz des Geldes zu machen. Die IT bekommt ihr Budget und das wird mit einer Abweichung von 3 bis 5% auch eingehalten. Was genau damit passiert und ob das den Anforderungen entspricht, ist vielleicht sogar egal. Ach so, es gibt ja gar keine Anforderungen.
6. Zum Schluss der vielleicht wichtigste Punkt für solch ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen IT und Business, welches keine SLAs und keine Verrechnung braucht: Das Kürzen des IT-Budgets ist wesentlich einfacher. Niemand muss sich Gedanken machen, wo die 10% eingespart werden sollen. Niemand muss seine Geschäftsprozesse anschauen und überlegen, ob die Anforderung tatsächlich so hoch ist oder es auch etwas preiswerter ginge. Niemand muss überlegen, was eingespart wird. Der CIO kann den Rasenmäher nehmen und durch seine Abteilung gehen und kürzen. Hat immer geklappt, wird immer klappen.

Transparenz und Steuerbarkeit

Das waren die wichtigsten Punkte aus dem ersten Teil der Session. An denen wird Dir deutlich, warum eine Verrechnung von IT-Leistungen sinnvoll und notwendig ist. Die Gründe möchte ich Dir explizit nennen und verdeutlichen:

1. Transparenz innerhalb der IT: Damit Du als IT-Leiter oder Servicemanager einen Preis an Deine Services schreiben kannst, darfst Du wissen, welche Kosten dieser Services verursacht. Du erhältst transparente Kosten. Du weißt plötzlich welche Servicekomponente was kostet. Damit das funktioniert, brauchst Du zumindest eine rudimentäre Service-Architektur. Damit gewinnst Du zusätzliche Transparenz – Du weißt welche Komponente zu welchem Service gehört. Ein unschätzbarer Vorteil in vielen Managementprozessen
2. Steuerbarkeit für die IT: Das ist die sofortige Wirkung von Transparenz. Bleiben wir erstmal bei den Kosten. Wenn Du weißt, was Du für die einzelnen Servicekomponenten bezahlst, kannst Du informierte Entscheidungen treffen, wo Du diese einkaufst und damit die Kosten steuern. Du kannst jedem sagen, was sein Wunsch kostet. Ist der Wunsch die Kostensenkung, so kannst Du die Auswirkung wieder transparent darstellen: „Ich soll jetzt 10% der Kosten sparen, das können wir entweder durch Verkürzung der Servicezeit oder durch die Verringerung der Größe des Postfachs erreichen – liebe Fachabteilung, wofür entscheidest Du Dich?“
   Welche Steuerbarkeit Du und ich durch eine Servicearchitektur gewinnen, hebe ich mir für eine andere Folge auf.
3. Was für die IT gilt, gilt für den Fachabteilung – es entsteht Transparenz: Deine Kollegen aus den Fachbereichen, wissen was sie real für die IT-Unterstützung investieren. Sie erfahren sofort, was es kostet, wenn sie sich silberne Türklinken wünschen oder darauf verzichten. Sie können beurteilen ob es das wert ist, ob es mehr oder weniger sein darf. Sie können die Prozesskosten ermitteln und vor der Investition schauen, wie sich diese entwickeln, wenn die Effizienz oder Effektivität des Prozesses durch eine neue IT-Lösung steigt. Lohnt sich das überhaupt?
4. Auch die Fachabteilung gewinnt Steuerbarkeit: Es sollen 200 neue Mitarbeiter eingestellt werden? Dann ist klar, was das für die IT-Kosten bedeutet. Keiner erlebt Überraschungen. Es sollen 10% gespart werden? Ok, dann kann konkret entschieden werden, was wegfallen soll und was für Auswirkungen das hat. Über die Definition der Anforderungen, kann der Fachabteilungsleiter direkt Einfluss auf die Kosten nehmen. Sie sind nicht mehr gegeben qua Verteilschlüssel, sondern steuerbar.

Lass uns träumen

Stell Dir mit mir jetzt bitte vor, dass beide Seiten von dem Wechselspiel zwischen Anforderung und Kosten wirklich und regelmäßig Gebrauch machen! Siehst Du auch wie eine wirkliche Partnerschaft zwischen Anbieter und Konsument entsteht? Siehst Du wie anhand von Notwendigkeit auf der Basis von Fakten entschieden wird? Siehst Du wie viel zufriedener die Nutzer sind? Denn auch die wissen, dass muss jetzt nicht so doll verfügbar sein, denn wir zahlen dafür nur wenig. Weniger Reibung, weniger Schauspiel und mehr fürs Unternehmen. Siehst Du das? Na dann, los jetzt!

Träum weiter und mach den ersten Schritt. Der erste Schritt ist für mich, dass Du in Deiner IT-Abteilung weißt, welche Kosten welchem Service zuzurechnen sind. Allein, wenn Du klar hast, was wo im Service welche Kosten verursacht, gewinnst Du enorm an Steuerbarkeit.

Die Folge der Transparenz der Kosten ist auch die Möglichkeit, die Kosten mit anderen internen oder mit externen Lieferanten zu vergleichen. Das sogenannte Benchmarking.

Du kannst vergleichen, was Deine Services intern kosten und was es kosten würde, diese extern einzukaufen. Das kannst Du für jede Servicekomponenten. So bekommst Du ein Bild, wie groß der Unterschied zwischen extern und intern ist – positiv oder negativ.

Damit gewinnst Du wieder zwei Punkte:

1. Du kannst schauen, was Du dem Unternehmen an Mehrwert bringst, der einen höheren Preis rechtfertigt. Den darfst Du dann mit dem Business überprüfen, ob das Mehr es auch wert ist.
2. Du kannst informierte Sourcingentscheidungen treffen. Wenn es tatsächlich so viel günstiger ist, die Commodity-IT am Markt einzukaufen, dann tu es. Die Entscheidung kannst Du nur treffen, wenn Du weißt was Deine Kosten sind und welche Anforderungen existieren.

Du brauchst kein IT-Budget

Du hast jetzt ein Plädoyer für die Verrechnung der IT-Leistungen gehört. Ich lege Dir ans Herz, dass Du Deine Kosten klar hast, dass Du die Fachabteilungen unterstützt, ihre Anforderungen zu definieren und dass Du die Leistungen entsprechend verrechnest.

Und ich gehe einen Schritt weiter: Das IT-Budget gehört in die Fachabteilung!

 

Ja, das meine ich genauso. Die IT-Abteilung soll kein eigenes Budget bekommen.

Vielleicht ruft jetzt der eine oder andere „Ketzerei, verbrennt ihn.“ Kann ich mit leben.

Es ist die Konsequenz aus den Punkten, die ich genannt habe. Und es ist die Konsequenz aus den Gedanken, die ich in der letzten Folge (LINK) mit Dir geteilt habe.

Du erinnerst Dich? Ich habe davon gesprochen, dass die Behandlung der IT als Kostenstelle verdammt viel dazu beiträgt, dass die Situation ist, wie sie ist. Dass wir immer darüber sprechen, dass IT zu viel kostet, liegt daran, dass es ein IT-Budget gibt. Dass Du immer wieder über die Anschaffung von Werkzeugen, Prozessverbesserung usw. mit Deinem Kunden diskutieren musst, liegt daran, dass es ein IT-Budget gibt.

Solange IT nicht Kernkompetenz Deines Unternehmens ist, solltest Du auch kein IT-Budget haben. Und auch beim IT-Dienstleister gibt es kein IT-Budget. Im besten Fall kennt der seine Kosten und bildet einen marktgerechneten Preis.

Genau das solltest Du auch machen. Genau so sollten interne IT-Abteilungen auch agieren.

Du fragst, wie das funktioniert? In meiner Welt und so setze ich das beruflich um: über den Servicekatalog. Die Voraussetzungen dafür sind:

• Du hast eine Servicearchitektur und weißt, welche Servicekomponenten zu welchem Service gehören.
• Du kennst die Kosten der Servicekomponenten.
• Du hast ein wenig Verständnis für AfA, Gemeinkosten und ggf. Umsatzsteuer oder eine gute Beziehung zur Buchhaltung, die Deine Fragen beantworten.
• Und nicht zu vergessen, Du weißt, dass Du ohne Marketing, Vertrieb und Gewinn nicht erfolgreich sein wirst.

Damit baust Du einen Servicekatalog auf, der Dein Angebot für die Fachbereiche enthält. Jedes Angebot hat einen Preis. Möglicherweise unterschiedliche Preise, so dass der Kunde zwischen Bronze, Silber oder Gold wählen kann.

Die Abrechnung erfolgt nach Verbrauch. Pro Nutzer pro Monat zum Beispiel. Oder für den Service Gehaltsabrechnung pro 100 abgerechnete MA im Monat.

Dein Angebot ist mit den Fachabteilungen abgestimmt und klar beschrieben.

Jetzt haben sowohl Fachbereich als auch IT Transparenz und Steuerbarkeit. Sie können am Markt vergleichen. Du und Deine Fachkollegen können informierte Entscheidungen treffen, wenn Kosten gesenkt werden sollen.

UND: Der Fachbereich kann die Prozesskosten betrachten. Denn nur die zählen aus meiner Sicht. Wenn es Innovation, Effektivität oder Effizienz rechtfertigt 5 Millionen in irgendwas zu investieren, dann ist dem so. Das verantwortet der Fachbereich und das bezahlt der Fachbereich.

Für Dich als IT-Leiter, CIO oder Servicemanager bedeutet das eine ganz neue Freiheit.

Wenn Du auf ein wichtiges, kleines Detail achtest.

Vergiss nicht Deinen Gewinn.

 In der nächsten Folge werden wir über den Gewinn sprechen. Ich werde Dir auch erzählen, wie ich bei der Einführung neuer Services mit den Kosten umgehe und den Preis für diesen ermittle.

 

Die Themen Ermittlung der Service-Kosten und Preisbildung werde ich mit Dir ausführlich und Schritt für Schritt im neuen Servicenerds Club behandeln. Was Dich im Club erwartet, wann es los geht und was das erste Thema ist, erfährst Du nächste Woche. Dann schicke ich eine Mail an alle Abonnenten des Newsletters und Mitglieder der Servicenerds Bibliothek.
Wenn Du neugierig bist, was der Servicenerds Club ist, dann melde Dich jetzt noch an, denn das Angebot ist vorerst ausschließlich für die Newsletterabonennten und Mitglieder der Bibliothek. Trage Dich unter dem Artikel ein.

Übrigens: Das nächste SM-CAMP findet am 24 und 25. März 2017 in Dresden statt. Schreib Dir das Datum in den Kalender. Sobald die Karten verfügbar sind, gebe ich Dir Bescheid.